El Ministerio del Trabajo reformó recientemente el Acuerdo MDT-2023-140, que regula las obligaciones del empleador y los procedimientos de inspección. Las nuevas disposiciones, formalizadas mediante el Acuerdo Ministerial MDT-2025-053, plantean retos concretos para el sector inmobiliario, al modificar plazos, responsabilidades documentales y condiciones de archivo.
A continuación, presentamos un resumen ejecutivo con los principales cambios y su impacto sobre promotores, constructores y empleadores vinculados al desarrollo inmobiliario.
1. Responsabilidad exclusiva del empleador sobre la documentación laboral
El Ministerio ya no conservará físicamente ni digitalmente los documentos que acreditan el cumplimiento de obligaciones laborales (contratos, actas de finiquito, roles de pago, reglamentos internos). La custodia y conservación de esta información recae exclusivamente en el empleador.
2. Implementación del Código HASH
Por cada contrato de trabajo o acta de finiquito registrada, el sistema generará un código HASH que garantiza la trazabilidad y autenticidad del documento. Este código será parte del respaldo obligatorio que el empleador debe mantener.
3. Modificación de plazos
- El plazo para registrar contratos laborales se amplía de 15 a 30 días desde el ingreso del trabajador.
- El plazo para registrar actas de finiquito se reduce de 30 a 15 días contados desde la terminación de la relación laboral.
- Si el trabajador no cobra su liquidación, el empleador deberá consignar el pago en línea dentro de los 15 días posteriores al vencimiento del plazo anterior.
4. Inclusión de trabajadores del servicio doméstico y empleadores artesanales
- Los empleadores del servicio doméstico deben cumplir con el registro de sus trabajadores bajo las mismas reglas generales.
- Los empleadores artesanales deben registrar en el sistema a su personal administrativo, exceptuando a los operarios y aprendices artesanos.
5. Obligación de entregar documentación a trabajadores y extrabajadores
El empleador debe entregar, en original o copia certificada, todos los documentos derivados de la relación laboral, como contratos, adendas, actas de finiquito, roles de pago y utilidades. El incumplimiento será sancionado.
6. Reglamentos Internos de Trabajo
Los empleadores con 10 o más trabajadores deben contar con reglamento interno. El documento aprobado podrá descargarse solo durante 15 días desde su aprobación. Transcurrido ese plazo, el Ministerio lo eliminará del sistema.
7. Eliminación automática de documentos del sistema del Ministerio
Los trabajadores podrán descargar su documentación del sistema hasta por 12 meses desde su emisión. Transcurrido ese plazo, la información será eliminada. Esto exige a los empleadores contar con procesos sólidos de archivo y respaldo.
Relevancia para el sector inmobiliario
- Se incrementan las exigencias de trazabilidad y archivo documental, especialmente relevantes para empresas con alta rotación de personal (obra, ventas, administración).
- La eliminación de respaldo estatal obliga a promotoras y constructoras a revisar sus políticas internas de archivo y cumplimiento.
- Las omisiones en el registro, entrega o conservación de documentos pueden acarrear sanciones administrativas.
- Es clave que promotores y contratistas verifiquen el cumplimiento de estas normas también en sus cadenas de subcontratación.
